Digitalització de l’associacionisme i impuls de la participació
Descripció
El teixit organitzacional i associatiu, així com la participació a nivell personal i a les entitats locals i municipals ha patit un gran cop a l’època moderna. Per això, l’administració local va trobar convenient dur a terme aquesta estratègia, per revertir les conseqüències negatives agreujades per la pandèmia que pateix la participació ciutadana.
Per tant, ha resultat un moment clau per enfortir l’associacionisme ja que la vida pública es va començar a reprendre a poc a poc. Amb aquest context de retornada a la realitat, l’associacionisme ha suposat un pilar clau per dur a terme els canvis que necessitava la societat local.
Aquest projecte va permetre la creació d’un portal virtual on les associacions poden publicar la seua informació y activitats de forma accessible i senzilla per a tot el món, generant una major sensibilització cap a l’associacionisme local i una millor participació en la vida pública.
Dades de Realització
Des de el 22 d’agost fins al 7 d’octubre.
ACTIVITATS DESENVOLUPADES
1. Reunió associativa per a la presentació del projecte
Esta primera reunió amb les associacions d’Alfafar va donar inici al projecte. En ella, es va fer la presentació pública del projecte de digitalització i el portal web a les associacions d’Alfafar. A més, es va presentar el lema general per a la campanya: “Alfafar, Ciutat de Persones”.
Primer, es va convocar a totes les associacions a la presentació i es va pregar que confirmaren assistència. El tècnic de participació ciutadana es va encarregar de reservar l’espai per a la reunió i l’equip extern va elaborar una presentació per explicar el projecte i els objectius de manera clara.
Durant el propi desenvolupament de la reunió, va intervenir l’alcalde d’Alfafar, Juan Ramón Adsuara, la Regidora de Participació Ciutadana, Raquel Vidal i el tècnic de l’ajuntament i membres de l’equip extern per tal d’explicar de manera més tècnica el projecte. Pe últim, els membres de les associacions que varen assistir van fer una ronda de dubtes.
Aquesta reunió va servir per assenyalar la importància de l’associacionisme local, el treball que realitzen al municipi i la importància de fomentar i garantir la continuïtat de les seues activitats. Per tot això es varen enumerar els avantatges de la creació del portal web per a ampliar la connexió entre la ciutadania i les associacions.
2. Campanya de vinculació i feedback amb les entitats
Aquesta segona activitat consistí en la realització d’una segona reunió enfocada a començar a treballar amb les associacions locals y l’equip tècnic encarregat tant de la creació del portal associatiu com del desenvolupament del projecte. Un dels objectiu d’aquesta acció va ser explicar la part tècnica del funcionament del portal:
- Com fer les publicacions per a que apareguen a la web.
- Com comunicar-se amb l’ajuntament per a generar el calendari d’esdeveniments.
- Quines xarxes socials podrien connectar.
- Quina informació necessitava el tècnic informàtic i com proporcionar-la.
- La data de la presentació pública.
També va servir per escoltar les seues propostes entorn a quins eren els problemes de l’anterior eina digital de les associacions i que consideraven més important per a que aquest nou portal complira els objectius de vinculació amb la ciutadania que es varen posar.
La reunió de treball va servir per establir uns eixos temàtics generals necessaris per a enfocar les activitats que es van desenvolupar després. Aquest procés implicà el contacte directe amb el teixit associatiu del municipi, generant converses enfocades a trobar les demandes de les associacions en matèria de comunicació amb la ciutadania.
Després, l’equip tècnic va processar la informació recollida per establir els eixos temàtics principals que les associacions volien veure reflectits al projecte, així com les principals preocupacions al voltant de la seua comunicació amb la ciutadania i la seua connexió amb els problemes del municipi.
3. Qüestionari online per a conèixer prioritats, tendències i predisposicions personals i veïnals
Aquesta activitat va consistir en la realització d’un qüestionari online, elaborat per a que la població d’Alfafar proporcionara informació rellevant mitjançant les seues respostes. La realització d’aquest qüestionari i el tractament de les dades recollides posteriorment ens varen permetre conèixer les inquietuds i percepcions al voltant de l’associacionisme que la població d’Alfafar tenia abans d’aquest projecte.
Per la correcta realització del qüestionari i atenent al desig de l’administració d’ utilitzar ferramentes digitals en el seu contacte amb la ciutadania, vàrem elaborar el formulari amb una plataforma web, intuïtiva i fàcil de compartir en diferents formats. Després, el qüestionari va ser publicat i difós entre tota la població del municipi d’Alfafar, utilitzant les pròpies xarxes de les associacions, les ferramentes digitals de l’ajuntament, codis QR i altres mitjans de difusió.
Finalment vàrem disposar d’ una gran quantitat d’informació mesurable, la qual primer va ser processada i tractada, per a després extraure les conclusions pertinents. Aquestes ens van assenyalar les tendències, prioritats i desitjos de la ciutadania al voltant del futur de les associacions d’Alfafar. Amb aquesta informació, junt amb el feedback que vàrem rebre de les associacions, vam ser capaços de dissenyar una ferramenta per conjugar les demandes de la ciutadania i les de les associacions.
4. Creació d’un portal web d’associacions i vinculació participativa amb l’ajuntament i altres entitats
Portal d’Associacions de l’Ajuntament d’Alfafar
Aquesta acció es va desenvolupar per impulsar la digitalització de les associacions, considerant aquesta com la millor forma d’augmentar la connexió entre les activitats associatives i l’interès de la ciutadania.
Per a poder dur a terme el projecte final, el qual consistia en l’elaboració del portal web associatiu, es va necessitar els serveis d’un informàtic especialitzat en creació de plataformes y programació.
La programació d’aquesta ferramenta va consistir, per una banda, en l’elaboració d’un calendari conjunt on la ciutadania i les associacions podran consultar les activitats de l’ajuntament i totes les associacions que es sumen al projecte. Per altra banda, es va crear un directori associatiu on es pot consultar totes les associacions existents i les seues dades de contacte. Per finalitzar, es va crear un apartat amb les últimes noticies i de les associacions que van donar el seu permís el qual publica de manera automàtica mitjançant l’ús d’un marcador a les publicacions de xarxes socials que les pròpies associacions decideixen.
El desenvolupament d’este portal es va fer amb l’estreta comunicació dels informàtics i l’equip de l’ajuntament ja que la premissa per a crear aquesta ferramenta fou la necessitat de l’automatització del procés de publicació. D’esta forma es buscava facilitar la dinamització del nou portal per tal que no suposarà un esforç addicional per a les associacions.
Durant aquesta acció es va elaborar el portal web i es va provar el seu funcionament amb la informació de l’ajuntament ja que també es volia que utilitzés el nou portal web con una associació més. Finalment, es va poder presentar la nova web amb tots els apartats dissenyats i programats.
5. Dinamització del portal web amb contingut per a la millora associativa
Aquesta acció va consistir en omplir de contingut el portal web associatiu una vegada va estar creat i dissenyat.
Per poder fer aquesta acció va ser necessari contactar amb les associacions de manera telemàtica, per tal d’aconseguir la informació necessària. Primerament, es va elaborar un formulari online previ que va ser enviat pel tècnic de l’ajuntament a totes les associacions. Aquest formulari també es va recollir de manera física durant la primera reunió amb les associacions.
Aquesta informació es va fer servir, principalment, per conèixer quantes associacions contestaven al formulari i volien participar al portal web. També es va confirmar la seua direcció de correu electrònic per a continuar amb les comunicacions telemàtiques i, per últim, de quines xarxes socials disposava cada associació o si, pel contrari, no tenien cap.
Una vegada recollida aquesta informació, es va fer un segon formulari més concret que va ser elaborat pels tècnics informàtics tenint en compte les configuracions del portal i les seues necessitats per configurar el funcionament automàtic. Aquest formulari es va enviar també al correu electrònic i es va instar a les associacions a contestar amb la major brevetat possible per tal de poder completar el portal.
Després de la recollida d’informació, els informàtics van recavar les respostes per emplenar el directori d’associacions amb nombre, logotip, formes de contacte i breu descripció. Així com automatitzar la publicació de determinats post de les xarxes socials de les associacions al portal web i al calendari col·laboratiu.
6. Presentació pública de resultats i web
La presentació pública al municipi es va dividir en dos actes diferenciats per complir plenament l’objectiu d’aquesta activitat. Per una banda, es va fer una presentació amb roda de premsa i per altra, es va reunir a totes les associacions per presentar els resultats.
La segona presentació es va fer el dijous 6 d’octubre a les 19:00h, varen ser convocades les associacions únicament, sense premsa, per a presentar també la ferramenta però amb l’objectiu d’explicar como aquesta es una eina per solucionar les preocupacions expressades tant per les pròpies associacions com per la ciutadania d’Alfafar.
A continuació, es va explicar també la correcta utilització de la nova eina, ja que les associacions deuran de tindre un mínim d’activitat per fer funcionar el calendari col·laboratiu. Es va explicar també la importància d’aquesta calendari en matèria de difusió, ja que els ciutadans podran veure de manera clara i senzilla quines activitats hi ha planejades, però també en matèria d’organització i distribució de recursos per part de l’ajuntament.
Per últim, també a aquesta presentació es va fer un petit berenar per agrair als assistents la seua participació, no assoles a l’acte si no també durant la realització del projecte. A més, va servir per generar converses més informals al voltant de la nova ferramenta.
